Sistema para la exportación de documentos entre sistemas OnBase, HD, CD/DVD
Exportar OnBase
Exportar OnBase permite a los usuarios exportar archivos de datos e índices de bases de datos desde la base de datos de origen a otro tipo de soporte como, por ejemplo, disco duro, cinta, CD-R, DVD-R o disco óptico, de modo que pueda utilizarlo otro sistema OnBase. Un sistema OnBase se compone de tres elementos: la base de datos, los datos y una estación de trabajo. La base de datos almacena información sobre licencias, seguridad e indexación. Los datos son los documentos administrados por el sistema. La estación de trabajo ejecuta la aplicación Cliente OnBase que controla la interfase entre la base de datos y los datos.
Aplicación
Exportar se utiliza para la transferencia de información en empresas en las que se ejecutan sistemas OnBase en distintas ubicaciones por separado. Cuando en una ubicación se necesita acceso a los datos de otra ubicación, se utiliza la función de exportación. Las agencias de servicios utilizan Exportar OnBase de forma regular para entregar datos a los clientes de OnBase.
Los usuarios crean exportaciones "específicas" en situaciones en las que desean agrupar todos los documentos asociados a un cliente, trabajo o asunto determinado. Se realiza una consulta según un valor de palabra clave único (por ejemplo, número de cuenta, número de trabajo, número de cliente, etc.) y todos los documentos relacionados aparecerán en la venta de resultados. En esta ventana se puede crear una exportación que contenga estos documentos y sus índices. Los usuarios también pueden crear exportaciones cuando los datos se envían de forma rutinaria a un cliente o a otra ubicación basándose en un evento como, por ejemplo, el final del mes, del trimestre, cuando un grupo de discos está lleno, etc. Además, los administradores del sistema pueden exportar volúmenes de grupos de discos completos si es necesario.
Una organización recibe cifras mensualmente de forma regular desde varias ubicaciones. Todas las ubicaciones ejecutan su propio sistema OnBase y una exportación se ejecuta desde cada ubicación. Las cifras de exportación se envían a la ubicación principal, donde los datos se importan al sistema OnBase para realizar revisiones. Según el proceso comercial, la ubicación principal puede sobrescribir las cifras de exportación de los meses anteriores con los nuevos datos o conservarlos para registros de historial.
Hay otras organizaciones que están formadas por varios centros de servicio y en donde cada uno utiliza su propio sistema OnBase. Las distintas ubicaciones ofrecen sus servicios a los clientes por regiones geográficas. Cuando un cliente se traslada de una región a otra, la información debe trasladarse igualmente a la ubicación del nuevo centro de servicios. Exportar OnBase se utiliza para enviar la información del cliente desde el centro de servicios anterior al nuevo donde, seguidamente, se importa al sistema OnBase de la zona.
Funciones principales
- Documentos de grupo por un asunto asociado.
- Consulta realizada según un único valor de palabra clave como, por ejemplo, número de cliente, trabajo o cuenta.
- Exportar completa volúmenes de grupos de discos.
- Comparte archivos almacenados entre sistemas OnBase independientes.
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