Sistema para publicación de documentos OnBase en CD / DVD
OnBase Publishing
Publicación OnBase se utiliza para crear un sistema OnBase portátil e independiente que permite a los usuarios ver y recuperar su información específica sin tener acceso al sistema OnBase completo. El sistema independiente admite todas las funciones del sistema completo como recuperación de documentos, referencias cruzadas con doble clic, búsqueda de texto, impresión, consultas personalizadas y sobres, al mismo tiempo que se mantiene al integridad de los documentos.
Un sistema OnBase se compone de tres elementos: la base de datos, los datos y una estación de trabajo. La base de datos almacena información sobre licencias, seguridad e indexación. Los datos consisten en los documentos administrados por el sistema. La estación de trabajo administra la interfase entre la base de datos y los datos. Publicación OnBase crea un sistema OnBase independiente al copiar ejecutables de visualización, búsqueda, datos e índices de bases de datos junto con una base de datos en tiempo de ejecución en un CD-R, DVD-R o disco óptico. Esto proporciona un Cliente OnBase funcional si no se dispone de un sistema OnBase y permite a las organizaciones enviar grandes cantidades de datos a clientes de una forma estructurada y fácil de recuperar. Al utilizar soportes portátiles, los documentos pueden ponerse fácilmente a disposición de los clientes y los usuarios remotos.
Automated CD/DVD Publishing
With Automated CD/DVD Publishing, authorized users can define jobs in advance to produce the self-contained OnBase system to CD/DVD media automatically. Users schedule jobs to run automatically and OnBase transmits them to a Rimage or Condre Stylus publisher for media creation at the appropriate time.
Jobs can be routed to specific auto-publishing workstations and/or run at a certain time of day to better utilize system resources. Ensuring accuracy and success, Automated Publishing generates labels at the time of creation for each period of time as well as flags failed jobs and automatically tries them again.
Aplicación
Publicación OnBase puede configurarse fácilmente mediante el programa de configuración de OnBase. Para crear una unidad editada, se realiza una consulta según un único valor de palabra clave (por ejemplo, el número de cliente, el número de trabajo, el número de cuenta, etc.), donde aparecerán todos los documentos relacionados en una ventana de resultados. En esta ventana se puede crear un sistema OnBase editado que contenga estos documentos y sus índices. Asimismo, se puede editar "de forma específica" en una situación en la que se desean agrupar todos los documentos asociados de un cliente, trabajo o asunto específico.
Los usos más frecuentes de la edición incluye cuando los datos se envían de forma rutinaria a una oficina de una empresa para su revisión o se basan en un evento comercial como, por ejemplo, el informe cuatrimestral o de final de un mes. Las instituciones financieras emplean Publicación OnBase para enviar extractos mensuales, cheques y documentos de apoyo a sus clientes comerciales. La institución procesa la información mensual del cliente en OnBase. A continuación, en lugar de procesar los extractos, agrupar los cheques de apoyo y enviar la información al cliente como entidades independientes, toda la información se facilita en un único CD independiente editado por OnBase. Cada vez que se recibe un CD, se agrega al sistema de almacenamiento del cliente de modo que los usuarios que requieran acceso a estos documentos puedan recuperar la información según sea necesario.
Al familiarizarse los usuarios de los soportes editados con la recuperación de la información desde OnBase, es posible que deseen utilizar un sistema OnBase propio. Llegado a este punto, el cliente tan sólo debe llenar su nuevo sistema mediante la importación de unidades editadas en el sistema poniendo la información a disposición de todos los usuarios de la empresa.
Funciones principales
- Envío de grandes cantidades de datos de forma que sea fácil recuperarlos.
- Edición de gran variedad de soportes.
- Funciones independientes de recuperación de documentos del cliente.
- Admisión de referencias cruzadas con doble clic, búsqueda de texto, impresión, consultas personalizadas y envoltura.
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